Kleiner werden, besser werden: Wie weniger feste Bürofläche die Flexibilität der Mitarbeitenden finanziert
Hybrides Arbeiten hat ein leises Problem in der gewerblichen Immobilie offengelegt: Unternehmen zahlen für maximale Belegschaft, während die Hälfte der Schreibtische leer steht. Das Hub-and-Spoke-Modell ersetzt diese Logik — mit der finanziellen Rechnung hinter dem Wechsel von fixen zu variablen Workspace-Kosten.
Ein Gastbeitrag von Julian Hindley, Gründer von officebroker.io — einem Londoner Office Broker, der wachsende Unternehmen bei Flexible und Serviced Offices unterstützt. Julian und Christoph Fahle (One Coworking) haben diesen Text gemeinsam verfasst: warum der klügste Immobilienschritt 2026 oft ein kleinerer Hauptsitz ist, kein größerer.
Die Fixkostenfalle
Die meisten Unternehmen mieten Fläche für die maximale Belegschaft. Die maximale Belegschaft erscheint fast nie. Hybrides Arbeiten ist kein Experiment mehr — Studien von PwC, McKinsey und JLL zeigen, dass Büros in Großstädten im Schnitt nur halb so ausgelastet sind wie vertraglich vereinbart.
Diese Lücke ist teuer. Unternehmen zahlen Spitzenmieten, um Menschen unterzubringen, die gar nicht da sind. Damit die Zahlen passen, wird an anderer Stelle gespart: günstigere Gebäude, Randlagen oder enge Grundrisse, die Marke und Mitarbeitererlebnis verwässern. Miete, Nebenkosten und Servicepauschalen sinken nicht, wenn Schreibtische leer stehen.
Ein anderes Modell setzt sich durch. Statt Quadratmeter zu maximieren, optimieren führende Unternehmen Präsenz. Ein kleinerer, hochwertiger zentraler Hub ist der Anker für Kultur und Führung. Alle anderen bekommen Zugang zu professionellen Workspace-Lösungen in ihrer Nähe. Das Hub-and-Spoke-Modell verwandelt Immobilien von einem versunkenen Commitment in eine variable Betriebsausgabe — mit einem erstaunlich messbaren Ergebnis: kleineres HQ, höhere wahrgenommene Qualität, mehr Autonomie für die Teams.
Das Finanzmodell: Fixe vs. variable OpEx
Der klassische Mietvertrag. Ein Büro für 50 Personen in Central London bringt weit mehr Kosten mit als die reine Grundmiete. Savills und CBRE weisen die Topmieten in der Zone 1 als einige der höchsten Europas aus — und die Miete ist nur der Anfang. Grundsteuer, Servicepauschalen, Nebenkosten, Abschreibungen für den Ausbau und laufende Instandhaltung kommen obendrauf.
Diese Kosten sind fix. Ob an einem Dienstag 20 oder 50 Menschen erscheinen — der monatliche Abfluss bleibt gleich. Für den CFO heißt das: Kapital liegt in Fläche fest, nicht in Wachstum, Talent oder Technologie.
Die Hub-and-Spoke-Alternative trennt Repräsentation von Kapazität.
Der Hub. Ein Büro für 20 Personen in Shoreditch oder Mayfair wird zum öffentlichen Gesicht des Unternehmens. Führung, Kundentermine, Onboarding und zentrale Momente der Zusammenarbeit finden hier statt. Premium-Gebäude liefern Infrastruktur, Nachhaltigkeitszertifikate und Services, die sich in größeren Flächen nicht rechnen würden.
Der Spoke. Alle anderen bekommen On-Demand-Zugang zu einem Netzwerk professioneller Workspace-Lösungen. Passes werden nur bei Nutzung abgerechnet — ungenutzte Quadratmeter werden zur variablen Kostenposition, gekoppelt an die tatsächliche Anwesenheit.
Die Rechnung. Wer seine feste Fläche um etwa 40% reduziert, spart in der Regel mehr, als der flexible Zugang für das restliche Team kostet. Benchmarks von Flexible-Workspace-Anbietern zeigen: Verteilter Zugang kostet nur einen Bruchteil eines Vollzeit-Schreibtischs in Zone 1 — ohne langfristige Mietverpflichtung.
Das CFO-Ergebnis ist ein doppelter Gewinn: Die monatlichen Flächenkosten sinken um einen mittleren zweistelligen Prozentsatz, und Mitarbeitende bekommen bessere Standorte, bessere Ausstattung und mehr Autonomie. Qualität steigt, während die Menge sinkt.
Londons Talente wohnen nicht in Zone 1. TfL-Daten zeigen, dass ein großer Teil der Belegschaft aus den äußeren Zonen pendelt — täglich oft über eine Stunde pro Richtung.
Pendelermüdung ist kein weicher Faktor. Lange Wege korrelieren mit geringerer Arbeitszufriedenheit, höherem Stress und weniger freiwilligem Einsatz. Hybrides Arbeiten hat geholfen — aber in vielen Firmen wurde Bürozeit nicht durch eine professionelle Alternative ersetzt, sondern durch Homeoffice-Isolation.
Das Hub-and-Spoke-Modell bringt eine dritte Option. Wenn Mitarbeitende an zwei Tagen pro Woche aus einem nahegelegenen professionellen Hub arbeiten können statt ins Zentrum zu pendeln, kommen vier Stunden oder mehr pro Woche zurück — ohne Abstriche bei Fokus oder Ergonomie.
Bindung folgt. CIPD und Gallup verknüpfen Flexibilität immer wieder mit niedrigerer Fluktuation, besonders bei erfahrenen Wissensarbeitern. Und lokale Work-Hubs schlagen Homeoffice beim konzentrierten Arbeiten durchgängig: Sie geben Trennung, Infrastruktur und soziale Struktur — ohne die kognitive Steuer eines langen Arbeitswegs.
Ein „liquides“ Portfolio steuern
Flexible Immobilien funktionieren im großen Maßstab nur, wenn der Betrieb unsichtbar läuft. Moderne Plattformen bündeln verteilten Zugang in einer Oberfläche — Echtzeit-Nutzung, Kostenkontrolle und Policy-Einhaltung an einem Ort.
Das verändert die Rolle des Brokers. Der moderne Broker ist kein Flächenfinder mehr, sondern ein Ökosystem-Architekt. Anbieter wie officebroker.io arbeiten genau an dieser Schnittstelle — traditionelle Marktexpertise gepaart mit flexiblem Inventar und datenbasierter Steuerung.
Für Finance- und Operations-Teams bedeutet das Agilität. Personalveränderungen erfordern keine Nachverhandlungen, Untervermietung oder Rechtsstreits mehr. Kapazität skaliert mit dem Bedarf. Wenn Märkte eng werden oder Teams wachsen, trifft es nicht die Bilanz.
Workspace-Netzwerke wie One Coworking bündeln Premium-Büros und lokale Hubs in einer einzigen Zugangsschicht — so können Finance-Teams verteilte Fläche als steuerbare Betriebsausgabe behandeln, nicht als Anlagevermögen.
Drei Schritte für CFOs
Auslastung prüfen. Badge-Daten, Buchungsprotokolle und Anwesenheits-Umfragen schneiden schnell durch Meinungen. Die meisten Firmen finden dasselbe Muster: Mitwochsspitzen, Montags- und Freitagstäler, sehr unterschiedliche Bedarfe pro Abteilung.
Den Anker definieren. Wählen Sie einen Hauptsitz, der die Marke widerspiegelt — nicht die Kopfzahl. Ein Premium-Hub signalisiert Stabilität und Ambition und minimiert leere Schreibtische. Ein spezialisierter Broker bringt Gebäude und kulturelle wie klientenorientierte Ziele in Einklang.
Den Pass ausrollen. Kooperieren Sie mit einem Workspace-Netzwerk für verteilten Zugang und definieren Sie klare Regeln: Wer nutzt flexible Fläche, wann, mit welchem Budget. Finance behält die Kontrolle. Mitarbeitende bekommen Wahl.
Qualität statt Quantität
Der zehn Jahre laufende Mietvertrag über eine riesige Geschossfläche gehört in eine andere Ära. 2026 entsteht Resilienz aus Flexibilität, nicht aus Überkapazität. Das beste Büro ist nicht das größte. Es ist das, das genau dort auftaucht, wo tatsächlich gearbeitet wird.
Für Unternehmen, die klug verkleinern, ist der Lohn ein Upgrade: niedrigere Fixkosten, stärkere Arbeitgebermarke und ein Team, das besser arbeitet, weil es klüger arbeitet.
Gastbeitrag von Julian Hindley, Gründer von officebroker.io, einem Londoner Office Broker, spezialisiert auf Flexible und Serviced Offices bis 3.000 sq ft für Start-ups und KMU. Veröffentlicht auf One Coworking im Rahmen einer Content-Kooperation beider Teams.
