Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 15 października 2026

1. Kim jesteśmy

One Coworking GmbH („One Coworking”, „my”, „nas” lub „nasz”) prowadzi platformę One Coworking pod adresem www.onecoworking.com oraz powiązane aplikacje mobilne (łącznie „Platforma”). Jesteśmy administratorem odpowiedzialnym za Twoje dane osobowe, chyba że przetwarzamy je w imieniu klienta korporacyjnego (w takim przypadku działamy jako podmiot przetwarzający — patrz punkt 10).

Dane kontaktowe:

One Coworking GmbH Rudi-Dutschke-Straße 23, 10969 Berlin, Niemcy E-mail: privacy@onecoworking.com

2. Jakie dane zbieramy

Zbieramy następujące kategorie danych osobowych podczas korzystania z Platformy:

Kategoria	Przykłady
Dane identyfikacyjne	Imię, nazwisko, zdjęcie profilowe
Dane kontaktowe	Adres e-mail, numer telefonu
Dane konta	Identyfikator użytkownika, dane logowania (przechowywane wyłącznie jako wartości zaszyfrowane), rola i uprawnienia, preferencje konta, członkostwo w zespołach
Dane rezerwacji	Historia rezerwacji, preferencje dotyczące przestrzeni do pracy, zapisy zameldowań i wymeldowań, anulacje
Dane o użytkowaniu i zachowaniu	Odwiedzane strony, wykorzystywane funkcje, częstotliwość rezerwacji, wskaźniki zaangażowania
Dane urządzenia i dane techniczne	Adres IP, typ i wersja przeglądarki, typ urządzenia, system operacyjny, wersja aplikacji
Dane płatności	Zapisy zakupów kredytów, historia transakcji, identyfikator klienta Stripe. Nie przechowujemy numerów kart kredytowych — wszystkie dane kart obsługuje bezpośrednio nasz procesor płatności, Stripe.
Dane komunikacyjne	Treść wysyłanych przez nas e-maili transakcyjnych (potwierdzenia rezerwacji, zaproszenia), historia czatu z obsługą klienta
Dane diagnostyczne	Logi błędów i dane dotyczące wydajności wykorzystywane do utrzymania i ulepszania Platformy

Nie zbieramy szczególnych kategorii danych osobowych (np. danych zdrowotnych, biometrycznych, opinii politycznych) określonych w art. 9 RODO.

3. W jaki sposób zbieramy Twoje dane

Zbieramy dane osobowe w następujący sposób:

• Bezpośrednio od Ciebie — gdy tworzysz konto, dokonujesz rezerwacji, kontaktujesz się z pomocą techniczną lub aktualizujesz swój profil.
• Automatycznie — gdy korzystasz z Platformy, zbieramy dane techniczne i dane o użytkowaniu za pomocą plików cookie, logów serwera i podobnych technologii (patrz punkt 7).
• Od Twojego pracodawcy — jeśli jesteś autoryzowanym użytkownikiem w ramach konta firmowego, Twój pracodawca może przekazać nam Twoje imię i adres e-mail w celu utworzenia konta.
• Przez asystentów AI — gdy korzystasz z One Coworking w asystencie AI, takim jak ChatGPT lub Claude (patrz „Korzystanie z One Coworking przez asystentów AI” poniżej).

Korzystanie z One Coworking przez asystentów AI

Możesz korzystać z One Coworking w asystentach AI, takich jak ChatGPT lub Claude, za pośrednictwem naszego publicznego łącznika (serwera Model Context Protocol pod adresem www.onecoworking.com/api/mcp). Dostawca asystenta (np. OpenAI lub Anthropic) przetwarza Twoją rozmowę zgodnie z własną polityką prywatności; my otrzymujemy tylko to, co asystent przesyła do naszych narzędzi.

• Wyszukiwanie, szczegóły przestrzeni, ceny i linki do rezerwacji: parametry wyszukiwania (np. miasto, produkt, wielkość zespołu, budżet, terminy) oraz techniczny identyfikator asystenta (User-Agent). Rejestrujemy je przy każdym wywołaniu, aby wiedzieć, czego się szuka i gdzie brakuje nam przestrzeni. Rejestr nie zawiera imienia i nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu, dowolnego tekstu ani adresu IP.
• Zapytania o biuro: jeśli poprosisz asystenta o zebranie ofert, otrzymujemy imię i nazwisko, firmę i adres e-mail przekazane za Twoją zgodą oraz Twój brief (wielkość zespołu, lokalizacje, budżet, termin wprowadzenia się, wymagania, wybrane przestrzenie), a także adres IP i User-Agent zapytania, aby zapobiegać nadużyciom. Wysyłamy Ci e-mailem sześciocyfrowy kod; dopiero gdy go potwierdzisz, traktujemy zapytanie jak każde inne (punkty 4 i 5).
• Rezerwacje finalizujesz na www.onecoworking.com, a nie w asystencie.

4. Dlaczego przetwarzamy Twoje dane i podstawa prawna

Cel	Podstawa prawna (RODO)
Udostępnianie Platformy i obsługa rezerwacji	Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b)
Zarządzanie kontem i uwierzytelnianie	Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b)
Obsługa płatności i zarządzanie kredytami	Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b)
Wysyłanie e-maili transakcyjnych (potwierdzenia rezerwacji, rachunki, zaproszenia)	Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b)
Obsługa klienta przez czat w aplikacji	Uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) — zapewnienie skutecznego wsparcia
Monitorowanie błędów i stabilność Platformy	Uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) — utrzymanie niezawodnej usługi
Analityka, nagrania sesji i pomiar kampanii (Google Analytics, Microsoft Clarity, Sentry Session Replay, Google Ads, śledzenie HubSpot)	Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO; § 25 ust. 1 niemieckiej ustawy TDDDG) — dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody; możesz ją wycofać w każdej chwili
Zliczanie opłaconych rezerwacji i wysłanych zapytań w Google Analytics: nasz serwer zgłasza do Google każdą opłaconą rezerwację (numer rezerwacji, kwota, przestrzeń do pracy, operator, miasto) i każde wysłane zapytanie (formularz, rodzaj zapytania, język) — bez adresu IP, bez danych o przeglądarce lub urządzeniu i bez identyfikatora z pliku cookie. Jeśli zgodzisz się na analityczne pliki cookie, łączymy zgłoszenie z Twoim identyfikatorem Google Analytics i Twoim kontem u nas.	Uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — wiedza o tym, ile rezerwacji i zapytań powstaje dzięki naszej stronie. Powiązanie z Twoim identyfikatorem następuje wyłącznie za Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). W każdej chwili możesz sprzeciwić się temu zliczaniu (art. 21 RODO), np. pisząc na privacy@onecoworking.com.
Statystyki użytkowania bez plików cookie (Vercel Web Analytics, nasz własny dziennik zdarzeń stron)	Uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) — ulepszanie produktu; nic nie jest zapisywane na Twoim urządzeniu
Komunikacja marketingowa	Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) — możesz wycofać zgodę w dowolnym momencie
Realizacja obowiązków prawnych (np. dokumentacja podatkowa)	Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c)
Automatyczna klasyfikacja i przygotowywanie projektów odpowiedzi na zapytania i wiadomości wsparcia	Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) — dokładne i szybkie odpowiadanie na zapytania
Wyszukiwanie i zapytania o biuro przez asystentów AI	Działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b)
Rejestr wywołań bez identyfikatorów osobowych oraz adres IP zapytań o biuro przez asystentów AI	Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) — ulepszanie naszej oferty i zapobieganie nadużyciom

5. Komu udostępniamy Twoje dane

Udostępniamy dane osobowe wyłącznie dostawcom usług, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu (podmioty przetwarzające), lub gdy jest to wymagane z innych powodów. Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych.

Dostawcy usług (podwykonawcy przetwarzania)

Dostawca	Lokalizacja	Cel
Supabase Inc.	Frankfurt, Niemcy (UE)	Hosting baz danych, uwierzytelnianie użytkowników, przechowywanie plików
Vercel Inc.	Stany Zjednoczone / globalnie	Hosting aplikacji, dostarczanie treści, zadania cykliczne
Stripe Inc.	Stany Zjednoczone	Obsługa płatności
Resend Inc.	Stany Zjednoczone	Wysyłka e-maili transakcyjnych
Functional Software Inc. (Sentry)	Niemcy (UE)	Monitorowanie błędów i diagnostyka; Session Replay tylko za Twoją zgodą
Intercom Inc.	Stany Zjednoczone	Komunikacja z klientem i czat w aplikacji
Google LLC / Google Ireland Ltd.	Stany Zjednoczone / Irlandia	Analityka Platformy i pomiar reklam przez Google Tag Manager (tylko za Twoją zgodą), zliczanie rezerwacji i zapytań z naszego serwera (patrz punkt 4), usługi mapowe oraz Google Workspace (firmowa poczta e-mail, kalendarz, przechowywanie plików)
Microsoft Corporation (Clarity)	Stany Zjednoczone	Analityka sesji i mapy cieplne (tylko za Twoją zgodą)
Anthropic PBC (przez Vercel AI Gateway)	Stany Zjednoczone	Automatyczna klasyfikacja i przygotowywanie projektów treści zapytań i wiadomości wsparcia
Slack Technologies LLC (Salesforce)	Stany Zjednoczone	Wewnętrzne powiadomienia operacyjne
HubSpot Inc.	Stany Zjednoczone	Rekordy CRM dotyczące zapytań biznesowych i szans sprzedaży; śledzenie na stronie tylko za Twoją zgodą
Make.com (Celonis SE)	Unia Europejska (klaster eu2)	Automatyzacja procesów przyjmowania zapytań i obsługi rezerwacji
Formagrid Inc. (Airtable)	Stany Zjednoczone	Tabele operacyjne stojące za tymi procesami
Apollo.io	Stany Zjednoczone	Wzbogacanie danych kontaktowych B2B przy zapytaniach biznesowych
Granola AI	Stany Zjednoczone	Transkrypcja i notatki ze spotkań
Olinda SA (Qonto)	Francja (UE)	Bankowość firmowa i fakturowanie
Firecrawl (Mendable)	Stany Zjednoczone	Ekstrakcja treści ze stron internetowych (bez danych osobowych klientów)

Przetwarzanie zautomatyzowane

Korzystamy z dużych modeli językowych udostępnianych przez Anthropic za pośrednictwem Vercel AI Gateway, aby klasyfikować przychodzące zapytania i wiadomości wsparcia oraz przygotowywać wewnętrzne podsumowania i projekty odpowiedzi. Pomaga nam to odpowiadać dokładnie i szybko. Modele te nie podejmują decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne ani w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływających w rozumieniu art. 22 RODO — każda odpowiedź jest przed wysłaniem sprawdzana przez człowieka. Zgodnie z naszą umową z dostawcą dane te nie są wykorzystywane do trenowania jego modeli.

Operatorzy przestrzeni

Gdy rezerwujesz przestrzeń do pracy, udostępniamy Twoje imię i szczegóły rezerwacji odpowiedniemu operatorowi przestrzeni, aby mógł zapewnić Ci dostęp do zarezerwowanego miejsca. Operator przetwarza Twoje dane jako niezależny administrator zgodnie z własną polityką prywatności.

6. Międzynarodowe przekazywanie danych

Twoje dane osobowe są przede wszystkim przechowywane i przetwarzane w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG). W przypadku korzystania z dostawców usług spoza EOG (patrz punkt 5) zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia:

• Ramy ochrony danych UE-USA (DPF): Stripe, Google i Intercom posiadają certyfikat DPF, który Komisja Europejska uznała za zapewniający odpowiedni poziom ochrony danych.
• Standardowe klauzule umowne (SCC): Dla dostawców nieobjętych decyzją o adekwatności stosujemy standardowe klauzule umowne UE przyjęte przez Komisję Europejską w celu zapewnienia równoważnego poziomu ochrony.

7. Pliki cookie i technologie śledzenia

Platforma korzysta z plików cookie i podobnych technologii. Pliki cookie to niewielkie pliki tekstowe przechowywane na Twoim urządzeniu. Poza tym, co niezbędne, nic nie jest zapisywane na Twoim urządzeniu ani z niego odczytywane, dopóki nie wyrazisz zgody: przy pierwszej wizycie pytamy, na które kategorie się zgadzasz, a „Odrzuć wszystkie” jest równie proste jak „Akceptuj wszystkie”.

Kategoria	Cel	Przykłady	Podstawa prawna
Niezbędne	Konieczne do prawidłowego działania Platformy (uwierzytelnianie, zarządzanie sesją, zapamiętanie Twojego wyboru dotyczącego plików cookie)	Pliki cookie uwierzytelniania Supabase, oc_consent	§ 25 ust. 2 pkt 2 TDDDG
Analityczne (tylko za zgodą)	Pomagają nam zrozumieć, jak korzystasz z Platformy, abyśmy mogli ją ulepszać – w tym nagrania sposobu korzystania ze stron (ruch myszy, kliknięcia, przewijanie), abyśmy mogli wykrywać problemy z użytecznością	Google Analytics przez Google Tag Manager, Microsoft Clarity, Sentry Session Replay (nagrywa próbkę 10% sesji oraz sesje, w których wystąpił błąd; cały tekst jest maskowany, a multimedia blokowane)	Zgoda – § 25 ust. 1 TDDDG, art. 6 ust. 1 lit. a RODO
Marketingowe (tylko za zgodą)	Pomiar, które kampanie przyprowadzają odwiedzających na Platformę	Google Ads przez Google Tag Manager, kod śledzenia HubSpot	Zgoda – § 25 ust. 1 TDDDG, art. 6 ust. 1 lit. a RODO
Obsługa klienta	Nasz czat pomocy. Na naszej publicznej stronie ładuje się dopiero, gdy otworzysz czat; na Twoim koncie ładuje się razem ze stroną	Intercom	§ 25 ust. 2 pkt 2 TDDDG – usługa, o którą prosisz lub z której korzystasz

Adresy e-mail w Google Analytics. Jeśli zgodzisz się na analityczne pliki cookie, Google Analytics automatycznie wykrywa adres e-mail na przeglądanej przez Ciebie stronie (np. wpisany przez Ciebie w formularzu) i wysyła do Google wyłącznie jego skrót (hash SHA-256). Google porównuje go z własnymi danymi, aby dokładniej mierzyć, jak ta sama osoba korzysta z naszej strony na różnych urządzeniach; jeśli nie zgodzisz się także na marketingowe pliki cookie, nie jest on wykorzystywany do celów reklamowych.

Pomiar bez plików cookie. Vercel Web Analytics, Vercel Speed Insights i nasz własny dziennik zdarzeń stron liczą odwiedziny i mierzą wydajność stron, niczego nie zapisując na Twoim urządzeniu ani z niego nie odczytując. Nasz dziennik używa do tego pseudonimowego identyfikatora, który zmienia się codziennie.

Swój wybór możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać w „Ustawieniach cookie” w stopce naszej strony lub w menu swojego konta. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem; po wycofaniu usuwamy pliki cookie tych narzędzi i ponownie ładujemy stronę bez nich.

8. Jak długo przechowujemy Twoje dane

Przechowujemy Twoje dane osobowe tylko tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celów opisanych w niniejszej polityce:

Typ danych	Okres przechowywania
Dane konta	Przez czas istnienia konta plus 30 dni po jego usunięciu
Dane rezerwacji i transakcji	Do 10 lat od transakcji (niemieckie prawo podatkowe, §§ 147 AO, 257 HGB)
Historia czatu z pomocą techniczną	Do 2 lat od ostatniej interakcji
Logi błędów i diagnostyka	Do 90 dni
Dane analityczne	Agregowane i anonimizowane po 26 miesiącach
Rejestr wywołań asystentów AI (bez imienia i nazwiska, e-maila, telefonu i IP)	400 dni
Niepotwierdzone zapytania o biuro z asystentów AI	30 dni

Gdy dane nie są już potrzebne, usuwamy je lub anonimizujemy, tak aby nie można ich było powiązać z Tobą.

9. Twoje prawa

Na mocy RODO przysługują Ci następujące prawa dotyczące Twoich danych osobowych:

• Dostęp (art. 15) — prawo do uzyskania kopii danych osobowych, które przechowujemy.
• Sprostowanie (art. 16) — prawo do żądania poprawienia nieprawidłowych danych.
• Usunięcie (art. 17) — prawo do żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), z zastrzeżeniem obowiązków przechowywania wynikających z przepisów prawa.
• Ograniczenie przetwarzania (art. 18) — prawo do żądania ograniczenia sposobu przetwarzania danych.
• Przenoszenie danych (art. 20) — prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, nadającym się do odczytu maszynowego formacie.
• Sprzeciw (art. 21) — prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, w tym profilowania.
• Wycofanie zgody (art. 7 ust. 3) — jeśli przetwarzanie opiera się na Twojej zgodzie, możesz ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, skontaktuj się z nami pod adresem privacy@onecoworking.com. Odpowiemy w ciągu jednego miesiąca, zgodnie z wymogami prawa.

Przysługuje Ci również prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych. Dla Berlina jest to:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Friedrichstr. 219, 10969 Berlin https://www.datenschutz-berlin.de

10. Konta firmowe

Jeśli korzystasz z Platformy jako autoryzowany użytkownik w ramach konta firmowego pracodawcy, Twój pracodawca jest administratorem danych, a One Coworking działa jako podmiot przetwarzający w jego imieniu. W takim przypadku polityka prywatności Twojego pracodawcy reguluje przetwarzanie Twoich danych osobowych, a wszelkie żądania dotyczące danych osobowych powinny być w pierwszej kolejności kierowane do pracodawcy.

11. Prywatność dzieci

Platforma nie jest skierowana do osób poniżej 16. roku życia. Nie gromadzimy świadomie danych osobowych dzieci poniżej 16. roku życia. Jeśli uważasz, że dziecko poniżej 16. roku życia przekazało nam dane osobowe, skontaktuj się z nami pod adresem privacy@onecoworking.com, a dane zostaną niezwłocznie usunięte.

12. Linki do stron internetowych podmiotów trzecich

Platforma może zawierać linki do stron internetowych prowadzonych przez podmioty trzecie (np. strony operatorów przestrzeni). Nie ponosimy odpowiedzialności za praktyki ochrony prywatności tych stron i zachęcamy do zapoznania się z ich politykami prywatności.

13. Zmiany niniejszej polityki prywatności

Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana. Poinformujemy Cię o istotnych zmianach, publikując zaktualizowaną politykę na tej stronie ze zmienioną datą „Ostatnia aktualizacja”. W przypadku istotnych zmian możemy również powiadomić Cię e-mailem lub za pośrednictwem Platformy.

14. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności, chęci skorzystania z praw dotyczących danych lub wątpliwości co do sposobu przetwarzania danych:

One Coworking GmbH Rudi-Dutschke-Straße 23, 10969 Berlin, Niemcy E-mail: privacy@onecoworking.com