La mayoría de las empresas siguen pagando por salas y metros cuadrados que apenas utilizan. Una calculadora de espacio moderna que tenga en cuenta el trabajo híbrido ayuda a las empresas a utilizar su espacio de oficina de forma más eficiente, mostrando cuánto espacio realmente necesitas, qué mantener en alquiler y qué salas de reuniones y opciones bajo demanda añadir para la colaboración presencial.
Al optimizar tu estrategia de espacio de trabajo con nuestra calculadora, puedes lograr un ahorro significativo reduciendo gastos inmobiliarios innecesarios y reasignando recursos a soluciones de espacio de trabajo más eficientes.
La crisis del cálculo de espacio de oficina en empresas alemanas
Los ejecutivos se hacen la misma pregunta en 2025: ¿cuánto espacio de oficina necesitamos realmente para un modelo de trabajo híbrido? El enfoque tradicional —asignar un escritorio y una sala a cada persona— no se ajusta al entorno laboral actual. La asistencia varía por equipo, por semana y por proyecto; los picos presenciales se concentran en dos días (normalmente martes y jueves), mientras que las tareas de concentración se desplazan al trabajo remoto.
Las empresas enfrentan nuevos retos al adaptarse al trabajo híbrido y la planificación de espacio de oficina, como mantener la colaboración, garantizar la productividad y fomentar la cohesión del equipo con acuerdos flexibles.
Lo que ha cambiado:
Diferentes formas de trabajo (concentración profunda, talleres, formación, reuniones con clientes) se realizan en diferentes tipos de espacios.
La estrategia del espacio de trabajo debe combinar una oficina fija más pequeña con acceso a salas de reuniones, salas de proyectos, cabinas telefónicas y oficinas de uso puntual.
Los directivos quieren una forma sencilla y fiable de gestionar su espacio de oficina y tomar mejores decisiones de alquiler, sin meses de estudios.
Por eso hemos creado una calculadora de espacio de oficina diseñada para el trabajo híbrido.
¿Qué es un espacio de trabajo híbrido?
Un espacio de trabajo híbrido es una red de espacios físicos y digitales que combina el trabajo presencial y remoto. En un espacio de trabajo híbrido:
El trabajo híbrido significa que los empleados reparten su tiempo entre la oficina y otros lugares, guiados por un horario de trabajo híbrido que alinea a los equipos para reuniones presenciales, formación y colaboración.
El modelo de trabajo híbrido utiliza hot desking y reservas para compartir escritorios, y añade la combinación adecuada de salas de reuniones, salas de concentración y salas de colaboración.
El espacio se planifica para los picos de asistencia, no para el número total de empleados; una sala puede servir a varios equipos durante la semana.
El entorno de trabajo refuerza la cultura de empresa, el compromiso de los empleados y la productividad al ofrecer espacios para colaborar, aprender y trabajar en silencio. La oficina también funciona como centro de formación y aprendizaje continuo.
En distintos sectores, el trabajo híbrido toma diferentes formas: desde equipos comerciales que ven a clientes presencialmente a menudo, hasta equipos de ingeniería que prefieren dos días presenciales para planificación de sprints y retrospectivas. Un espacio de trabajo híbrido bien gestionado mejora el entorno laboral, amplía el acceso al talento y mantiene a los empleados seguros y productivos con normas claras y salas de reuniones fiables.
Organizaciones de distintos sectores están adoptando espacios de trabajo híbridos para satisfacer sus necesidades específicas.
La revolución de la calculadora de espacio de oficina (y por qué el cálculo tradicional falla)
La planificación tradicional decía: número de empleados × m² fijos por persona = tu oficina. En realidad, el trabajo híbrido cambia tres cosas:
Asistencia ≠ plantilla. Los picos se concentran en dos días y varían según el equipo y la temporada.
Salas antes que filas. Los equipos necesitan una combinación equilibrada de salas de reuniones, salas de concentración y salas de colaboración, no filas interminables de escritorios.
Demanda variable. Algunas semanas requieren más salas; otras no. Tu calculadora debe calcular una oficina fija más pequeña más capacidad bajo demanda opcional.
Nuestra calculadora de espacio de oficina hace exactamente eso, sin obligarte a indicar la ciudad o referencias de alquiler de antemano. Se centra en los datos que realmente conoces hoy.
Esta calculadora ayuda a las empresas a implementar una estrategia de trabajo híbrido moderna proporcionando datos prácticos para la planificación. Al adoptar este enfoque, las organizaciones están mejor preparadas para el futuro del trabajo y las tendencias del espacio de trabajo.
Cómo funciona la calculadora de ROI del espacio de trabajo híbrido de OneCo (guía paso a paso)
Coste mensual actual de la oficina (alquiler + suministros).
Utilización media mensual actual (tu % real de uso).
Modelo de trabajo actual (p. ej., totalmente presencial, trabajo híbrido o enfoque de trabajo remoto).
Opcional: Activa «Incluir coste de espacio bajo demanda». Si lo haces, estima el número de escritorios que tu empresa utilizaría en coworking u oficinas de uso puntual para cubrir picos presenciales, talleres y formación. Esto contempla salas de reuniones adicionales o salas de desbordamiento que solo usarías cuando las necesites.
3. Haz clic en «Calcular ahorro» La calculadora utiliza tecnología avanzada para ofrecer estimaciones precisas basadas en tus datos. Obtendrás un informe básico inmediato con tu ahorro anual estimado y la superficie optimizada.
4. ¿Necesitas el informe completo? Solicítalo directamente en la herramienta, gratis. Indícanos dónde enviarlo y añadiremos contexto a nivel de ciudad (solo usamos datos de ciudad en el informe completo).
5. ¿Quieres ayuda profesional? Escríbenos a hello@onecoworking.com o llama al +49 (0) 157 925 81 419. Nuestro equipo ayuda a directivos y ejecutivos a convertir el modelo en un plan práctico, rápidamente.
¿Prefieres un resumen rápido? También incluiremos un breve vídeo en el artículo mostrando exactamente dónde introducir cada dato y cómo la calculadora convierte la utilización en ahorro.
Paso a paso: qué hace la calculadora entre bastidores
Compara tu oficina actual (m² + coste mensual) con un modelo de trabajo híbrido que utiliza una superficie fija más pequeña más el coste opcional de escritorios y salas de reuniones bajo demanda para tus días de mayor asistencia presencial.
Utiliza tu utilización media mensual actual para deducir «cuántos escritorios y salas usas realmente» y muestra cómo sería un espacio de trabajo optimizado.
Si añades la línea opcional de espacio bajo demanda, la calculadora lo calcula por separado del alquiler, para que veas el punto de equilibrio entre «más salas fijas» y «salas flexibles que solo pagas cuando las necesitas».
La herramienta simplifica la gestión de necesidades fluctuantes de espacio de oficina, facilitando la coordinación de equipos híbridos y el mantenimiento de la productividad.
Por qué esto importa para tu negocio: dejas de pagar a tiempo completo por salas y escritorios infrautilizados, reduces costes inmobiliarios y mantienes la capacidad de reunir a tu equipo presencialmente para reuniones, formación y colaboración. El enfoque de la calculadora está respaldado por las últimas investigaciones sobre trabajo híbrido, garantizando recomendaciones basadas en evidencia.
Diseñar un espacio de trabajo híbrido para maximizar el ROI
Diseñar un espacio de trabajo híbrido es la base del éxito del trabajo híbrido y de maximizar el retorno de inversión en espacio de oficina. El modelo de trabajo híbrido adecuado permite a las empresas reducir costes inmobiliarios, aumentar el compromiso de los empleados y acceder a un grupo de talento más amplio al respaldar acuerdos de trabajo flexibles.
Para determinar cuánto espacio de oficina necesita realmente tu empresa, empieza por usar una calculadora de espacio. Esta herramienta te ayuda a estimar la combinación ideal de espacios —como salas de reuniones, oficinas en alquiler y áreas de colaboración— en función del horario de trabajo híbrido de tu equipo y las reuniones presenciales previstas. En lugar de asignar un escritorio por empleado, céntrate en crear diferentes tipos de salas que favorezcan tanto el trabajo concentrado como la colaboración dinámica.
Un espacio de trabajo híbrido bien diseñado equilibra la necesidad de conexión presencial con la flexibilidad del trabajo remoto. Al optimizar el tamaño de tu oficina e incluir el número adecuado de salas de reuniones y espacios compartidos, las empresas pueden crear un entorno que mantiene a los empleados comprometidos y productivos, al tiempo que controlan los costes inmobiliarios. Este enfoque no solo beneficia a los empleados actuales, sino que también hace a tu organización más atractiva para el mejor talento que busca un entorno de trabajo moderno y flexible.
Ejemplos reales (números ficticios, enfoque real)
Ejemplo A — Organización de 250 empleados
Estado actual: 2.800 m²; 85.000 €/mes (alquiler + suministros); 52 % de utilización.
Introduce los datos en la calculadora → la estimación de ahorro muestra una oficina fija más pequeña con menos escritorios más acceso a salas de reuniones y salas de proyectos presenciales dos días por semana.
El nuevo diseño está pensado para satisfacer las necesidades de los trabajadores híbridos, asegurando entornos tanto colaborativos como de concentración.
Los pasillos y otras zonas comunes se incluyen en el cálculo del espacio, contribuyendo a la eficiencia general del edificio y al movimiento fluido entre secciones.
Opcional: añadir 60 escritorios bajo demanda para los días punta. El informe básico revela el ahorro anualizado más un margen de seguridad para reuniones presenciales y formación.
Ejemplo B — Equipo de 80 personas
Estado actual: 900 m²; 28.000 €/mes; 45 % de utilización; horario de trabajo híbrido en evolución.
Tras el cálculo, el plan muestra una oficina más ajustada, más salas de concentración y acceso a salas de reuniones cerca de las sedes de clientes, manteniendo la agilidad de la empresa mientras se protege la cultura corporativa con días presenciales regulares.
Estos ejemplos son ilustrativos; tu informe completo ajustará la ratio escritorios-empleados, la combinación de salas y el uso flexible opcional a tu organización y sector.
Costes ocultos que tu estimación debería considerar (y nuestro informe completo incluye)
Las empresas suelen tener dudas sobre los costes ocultos al planificar el espacio de oficina para el trabajo híbrido. Aunque el alquiler domina, estos factores de coste influyen en el ROI:
Limpieza y suministros: Pagas menos cuando mantienes menos m² y menos salas.
Mobiliario y AV: Optimizar escritorios y salas de reuniones puede aplazar compras y alinear el gasto con el éxito del trabajo híbrido.
IT y soporte: Superficies más pequeñas implican menos armarios de red, menos salas que cablear, mantenimiento más sencillo.
Condiciones del alquiler: Las opciones de rescisión y las normas de subarrendamiento influyen en la rapidez con que puedes pasar de salas fijas a capacidad flexible.
Espacios de formación: Muchas empresas reservan salas de reuniones o aulas bajo demanda en lugar de mantener grandes salas que permanecen vacías.
Centrarse en los factores de coste más relevantes ayuda a garantizar el éxito del trabajo híbrido y responde a las principales dudas sobre eficiencia y valor.
Nuestro informe completo desglosa estos elementos y muestra cómo un espacio de trabajo híbrido conserva las salas principales que importan (sala de juntas, sala de formación, sala de equipo) y alquila el resto solo cuando un equipo las necesita.
Caso práctico: empresa de 250 empleados ahorra 630.000 € (cómo lo verás en tu informe)
Datos: 250 empleados, tamaño actual de la oficina, coste mensual actual, utilización ~50 %, trabajo híbrido con dos días presenciales.
Oficina tras la optimización: Menos escritorios, combinación más equilibrada de salas de reuniones y salas de concentración, más un pequeño grupo de escritorios bajo demanda para las semanas de mayor actividad.
Resultado: Un ahorro anual modelado en torno a los 600.000 € (varía según el mercado y el contrato de alquiler) manteniendo una colaboración presencial, formación y reuniones sólidas.
Tus cifras serán diferentes; lo importante es el método: sustituir salas fijas infrautilizadas por capacidad flexible alineada con tu ritmo híbrido. Este caso práctico puede inspirar nuevas ideas para la planificación de tu espacio de trabajo híbrido, ayudándote a considerar distintas estrategias para optimizar tu configuración de oficina.
Cómo usar la calculadora de OneCo
Calcula tus datos ahora: Usa la Calculadora de ROI del espacio de trabajo híbrido y obtén tu informe básico al instante. La calculadora también te ayuda a planificar diferentes horarios de trabajo híbrido, facilitando la adaptación a las necesidades de tu equipo.
Solicita el informe completo (gratis): Añadiremos contexto de ciudad, combinación de salas por función (salas de reuniones, salas de concentración, salas de proyectos) y gráficos de escenarios sobre los que tus ejecutivos y directivos pueden actuar.
Habla con un estratega: Escribe a hello@onecoworking.com o llama al +49 (0) 157 925 81 419 para convertir el modelo en un plan de 90 días para tu organización.
Recuerda que comunicar tus planes y hallazgos sobre el espacio de oficina de forma clara a tu equipo y stakeholders es esencial para una implementación y colaboración exitosas.
Conclusión
Optimizar no es solo reducir costes: es elegir las salas adecuadas para cada tipo de trabajo, semana a semana. Usa la calculadora para ver tu situación actual, solicita el informe completo para matices a nivel de ciudad y después decide qué salas de reuniones y escritorios mantener frente a alquilar de forma flexible. La calculadora ayuda a las empresas a optimizar sus espacios de oficina para el trabajo híbrido, asegurando un uso eficiente de los entornos físicos. Tu organización obtiene una superficie más inteligente y tu equipo un mejor lugar para dar lo mejor de sí, tanto presencial como en remoto.
Empieza aquí: Calculadora de ROI del espacio de trabajo híbrido
Frequently Asked Questions
¿Qué es una calculadora de espacio de oficina?
Una calculadora de espacio de oficina es una herramienta diseñada para ayudar a las empresas a determinar sus necesidades óptimas de espacio de trabajo. Tiene en cuenta modelos de trabajo híbrido, asistencia de empleados y tipos de salas para crear una distribución de oficina personalizada. Al usar esta calculadora para la planificación de oficinas, las empresas pueden reducir costes inmobiliarios y mejorar la productividad. ¡Empieza a optimizar tu espacio de trabajo hoy!
¿Cómo afecta un espacio de trabajo híbrido a las necesidades de oficina?
Un espacio de trabajo híbrido combina el trabajo presencial y remoto, cambiando la forma en que se utiliza la oficina. La calculadora de espacio de oficina ayuda a evaluar cuántos escritorios y salas de reuniones se necesitan en función de la asistencia fluctuante. Este enfoque minimiza el espacio y los costes desperdiciados. ¡Descubre cómo adaptar tu estrategia de espacio de trabajo!
¿Cuáles son los beneficios de usar una calculadora de espacio de oficina?
Usar una calculadora de espacio de oficina permite a las empresas optimizar su espacio de trabajo para el modelo híbrido, logrando un ahorro significativo. Proporciona información sobre los tipos de salas necesarios y ayuda a evitar pagar de más por espacio sin usar. ¡Aprovecha esta herramienta para mejorar tu planificación de oficina!
¿Cómo reservo un espacio de trabajo a través de One Coworking?
Reservar un espacio de trabajo a través de One Coworking es muy sencillo. Solo visita la web, elige la ubicación deseada y selecciona tus opciones de espacio de trabajo preferidas. Puedes conseguir fácilmente coworking por horas o acuerdos a largo plazo adaptados a tus necesidades de trabajo híbrido. ¡Explora las opciones disponibles ahora!
